[ad_1]
Excel یک ابزار عالی برای پردازش داده است. اما محدودیت هایی دارد. به عنوان مثال ، اگر فرمول های بسیار پیچیده ای دارید که باز کردن یک فایل Excel را دشوار می کند ، بهتر است از یک قالب فایل متفاوت استفاده کنید. اما در کدام مورد باید به دنبال جایگزینی برای Excel باشید؟ در این مقاله به چند نمونه اشاره می کنیم.
پایگاه های داده عظیم
اگر مهارت های زیادی در زمینه کامپیوتر ندارید ، ممکن است فکر کنید که Excel یا Google Sheets تنها راه های ذخیره داده ها هستند. آخرین نسخه های Excel دارای 16،384 ستون و 1،048،576 ردیف هستند که تعداد کل سلول ها را به 17،179،869،184 می رساند. با وجود این حجم عظیم داده ، باید به خاطر داشته باشید که کامپیوتر همه داده های Excel را همزمان اجرا می کند. این می تواند سرعت کامپیوتر را کاهش دهد. اما داشتن صد یا حتی هزار خط مشکلی نیست.
با این حال ، اگر سالها داده ها را تجزیه و تحلیل کرده اید یا اطلاعات متعددی را به یک فایل اضافه کرده اید ، حتی رایانه های قدرتمند نیز در بارگیری داده ها با مشکل مواجه می شوند. زیرا مایکروسافت تمام داده ها را برای باز کردن یک فایل بارگذاری می کند. در حالی که Excel یک ابزار مفید برای تجزیه و تحلیل داده های کوتاه مدت است ، اما در صورت نیاز به داده های خاص می تواند بسیار پرهزینه باشد.
یک جایگزین خوب برای ذخیره داده ها استفاده از نرم افزار یا خدمات پایگاه داده اختصاصی است. این نرم افزار عملکردهای مشابهی با تجزیه و تحلیل داده ها دارد. اگر از طرفداران مجموعه مایکروسافت هستید ، می توانید دسترسی مایکروسافت هم استفاده کنید. جایگزین های دیگر عبارتند از: پایگاه LibreOffice نقل قول شد.
تجزیه و تحلیل داده های پیچیده
Microsoft Excel دارای فرمول های بسیار متنوعی است. این نرم افزار ساده ترین فرمولها از جمع و تفریق تا توابع پیچیده مانند خالص ارزش فعلی و پیش بینی را پوشش می دهد. با این حال ، اگر با عملکردهای پیچیده و چندگانه سروکار دارید ، بهتر است به دنبال جایگزین های دیگر باشید. وقتی متغیرهای فرمول بر اساس داده های خام است ، Excel یک ابزار عالی است. با این حال ، اگر توابع بر اساس سلول های فرمول هستند ، بهتر است از یک ابزار تجزیه و تحلیل ویژه استفاده کنید.
وقتی صفحات گسترده به فرمول های متعددی بستگی دارد ، پیچیدگی افزوده تشخیص خطا را مشکل می کند. هنگامی که فرمول ها سه خط و طولانی هستند ؛ حتی اگر خطاها پیدا شوند ، نمی توان آنها را به راحتی ردیابی کرد. به جای استفاده از Excel برای سناریوهای پیچیده ، زبان های برنامه نویسی مانند پایتون را یاد بگیرید. درک این زبان آسان است و منابع رایگان زیادی برای شروع وجود دارد. با این حال ، اگر نمی خواهید کد نویسی را یاد بگیرید ، می توانید از یک ابزار تجزیه و تحلیل داده اختصاصی استفاده کنید.
مدیریت پروژه
قبل از ظهور ابزارهای مدیریت پروژه اختصاصی مانند Asana و Trello ، بسیاری از افراد از Microsoft Excel استفاده می کردند. راه اندازی پروژه ها در Excel آسان است و حتی می توانید قالب هایی را برای آنها بارگیری کنید. با این حال ، با رشد تیم و کار بر روی پروژه های بزرگتر ، همه چیز پیچیده تر می شود. اعضای تیم نمی توانند به طور همزمان از فایل مدیریت پروژه استفاده کنند مگر اینکه از نسخه آنلاین Excel استفاده کنند. با افزودن کارهای پیچیده و خرده وظایف ، ممکن است اطلاعات زیادی را در یک صفحه مشاهده کنید.
همچنین ، هرچه افراد بیشتری به یک فایل دسترسی داشته باشند ، احتمال یکپارچه سازی داده های نامطلوب بیشتر است. به عنوان مثال ، می توانید به طور تصادفی فرمول ها را تغییر دهید یا حتی اطلاعات حساس را حذف کنید. ایجاد و تعیین روابط پروژه نیز می تواند گیج کننده باشد. به همین دلیل ، بهتر است از یک برنامه مدیریت پروژه اختصاصی برای مدیریت تیم خود استفاده کنید. برنامه های کاربردی مبتنی بر هدف به شما و تیم شما اجازه می دهد تا برای همه نیازهای خود به یک چشم انداز روشن برسید. شما حتی می توانید وظایفی را به اعضای خاصی اختصاص دهید تا هیچ چیز از چشم شما پنهان نشود. اگر به دنبال گزینه های مقرون به صرفه هستید ، می توانید از ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه رایگان استفاده کنید.
فرم دادن، حالت دادن
Excel به دلیل دسترسی آسان به عنوان فرم به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد. نمونه های زیادی از رویدادها و مجالس وجود دارد که از لپ تاپ و فایل های Excel برای ثبت نام مهمانان استفاده می کند. استفاده از Excel به عنوان یک فرم (هر صفحه گسترده) یک گزینه ایده آل است. زیرا سازمان دهندگان می توانند داده های خود را مستقیماً ارزیابی کنند. با این حال ، اشکالاتی در استفاده از Excel به عنوان فرم وجود دارد:
- اول از همه ، شما هیچ کنترلی بر ورود اطلاعات ندارید و هرکسی می تواند اطلاعات نادرست را وارد کند. علاوه بر این ، استانداردسازی داده ها وجود ندارد. به عنوان مثال ، یک نفر می تواند نیویورک را جداگانه بنویسد و دیگری می تواند از کلمه اختصاری NY استفاده کند ، که تجزیه و تحلیل داده ها را دشوار می کند.
- ثانیاً ، اگر چندین صفحه ثبت نام دارید ، سوابق جداگانه ای دریافت خواهید کرد که باید یکپارچه شوند. این زمان بر است و می تواند منجر به خطاهای داده و پردازش مجدد شود. زیرا ممکن است برخی از کاربران دوبار مشخصات خود را وارد کرده باشند.
- سوم ، هیچ حفاظت از داده ها وجود ندارد. وقتی از صفحه گسترده استفاده می کنید ، هرکسی می تواند داده ها را جستجو کرده و اطلاعات مورد نظر خود را جمع آوری کند. حتی می توانید داده های موجود را تغییر دهید.
- در نهایت ، هنگامی که به صورت آنلاین وارد Excel می شوید ، حداقل سعی کنید جایگزین بهتری برای پایگاه های داده بزرگ پیدا کنید.
تجزیه و تحلیل داده های مالی
وقتی از Excel برای ردیابی داده های مالی استفاده می کنید ، می توانید به چندین منبع متصل شوید. این منابع می توانند سایر فایل های Excel و پایگاه های داده آنلاین و حتی وب سایت های مالی باشند. با این حال ، افزودن این عناصر احتمال دستیابی به خطاها یا اطلاعات منسوخ را نیز افزایش می دهد.
مقالات مرتبط:
به عنوان مثال ، در سال 2012 یک حادثه در جی پی مورگان رخ داد که در آن فرمول ها به طور تصادفی از قیمت کل به جای قیمت متوسط برای محاسبه ریسک استفاده کردند. این امر منجر به نتایج دو حوزه کوچکتر از مقدار واقعی شد و 6 میلیارد دلار ضرر مالی به شرکت وارد کرد. فرمول های نادرست یکی از اشتباهات متعددی است که می تواند منجر به آسیب های عظیم شود.
استفاده از نرم افزار اختصاصی
Microsoft Excel یک ابزار عالی برای کار با مجموعه داده های کوچک است. با این حال ، اگر می خواهید دامنه کار خود را گسترش دهید ، بهتر است از نرم افزار اختصاصی استفاده کنید. استفاده از نرم افزار اختصاصی برای اهداف شما سرعت و بهینه سازی را افزایش می دهد. اگرچه برخی از آنها زمان و پول و یا هر دو را می طلبند ، اما در بلند مدت جواب خواهند داد.
[ad_2]
